Работа была разбросана по разным сервисам
Записи вели в YCLIENTS и DIKIDI, подтверждения и рассылки отправлял чат-бот, а подсказки для администраторов хранились ещё в одном сервисе.
Формула красотыОтчёт о разработке
CRM и ИИ-ассистент
Показываем, что уже работает, как CRM помогает при перебоях с интернетом и что будем делать дальше.
Посмотреть план
Следующий этапИИ-ассистент поможет в работе с клиентами и расписанием
Главное
CRM уже объединяет онлайн-запись, клиентскую базу, расписание, визиты, оплаты и материалы. Если интернет пропадёт, администратор всё равно увидит расписание и сможет добавить предварительную запись. Когда связь вернётся, CRM синхронизирует изменения и отдельно покажет записи, которые нужно проверить.
Исходная задача
С какой задачей пришёл клиент
«Формула красоты» уже работала с YCLIENTS, DIKIDI и другими сервисами. Но чтобы провести клиента от первого сообщения до повторного визита, администраторам всё равно приходилось переключаться между несколькими системами.
Первые обращения могли ждать ответа
Администратор следил сразу за несколькими окнами и каналами. Пока он переключался между ними, клиент мог не дождаться ответа и уйти до записи.
Клиентская база требовала постоянного внимания
Напоминания, повторные визиты и заполнение свободного времени держались на внимательности администратора. Единого порядка работы с базой не было.
За каждый сервис приходилось платить отдельно
Подписок становилось больше, а повлиять на готовые продукты было трудно. Даже небольшую доработку приходилось долго обсуждать с поддержкой, и не всегда её можно было получить.
Знания приходилось передавать заново
Обучение администратора занимало время и стоило денег. Если сотрудник уходил, нового человека приходилось учить с нуля, а работа салона на это время замедлялась.
План работы
CRM уже сохраняет расписание и новые записи при перебоях с интернетом. Сейчас делаем ежедневную работу администратора проще и готовим систему к проверке в салоне. Следом добавим обращения и рассылки, настроим доступы сотрудников. ИИ-ассистента подключим после приёмки CRM.
Основа системы
Онлайн-запись, клиенты, расписание, визиты, оплаты и материалы.
Работа без интернета
Сохранённое расписание, предварительные записи и синхронизация после возвращения связи.
Удобная работа каждый день
Экран «Сегодня», понятная навигация и быстрый доступ к главным задачам администратора.
Работа с обращениями
Согласия клиентов, рассылки, статусы доставки и все входящие сообщения в одном месте.
Доступ и безопасность
Персональные доступы, восстановление и защищённая история действий.
Пилот
Проверка CRM на реальных данных вместе с владельцем и администраторами.
ИИ-ассистент
Подсказки по клиентам, загрузке, расписанию и материалам.
Что уже сделано
Основные разделы CRM уже работают. Сейчас проверяем, как они связаны между собой, и устраняем неудобные места.
Онлайн-запись и журнал
Клиент выбирает услугу, специалиста и время. Запись сразу попадает в CRM, а занятое время нельзя выбрать повторно.
СобраноЕдиная клиентская база
Обращения с сайта, по телефону и из VK собраны в одной карточке вместе с визитами, оплатами и заметками.
СобраноКоманда и расписание
CRM учитывает услуги, графики специалистов, перерывы, отпуска, кабинеты и оборудование.
СобраноПрепараты и расходники
В системе видны партии, закупочные цены, остатки и расход материалов по каждой процедуре.
СобраноВизиты и деньги
CRM сохраняет приход клиента, оплату, предоплату, долг, доплату и возврат. История визита при этом не теряется.
СобраноСообщения клиентам
Система отправляет сообщения и сохраняет статус доставки вместе с историей общения.
В работеCRM учитывает особенности работы салона
CRM знает, кто проводит услугу, сколько она длится, сколько стоит и какие материалы нужны. На этих данных ИИ-ассистент сможет подсказывать сотрудникам, на что обратить внимание.
Запись Визит История Действие
Что делаем на этом этапе
CRM сохраняет расписание на устройстве и не даёт потерять новые записи, если интернет временно пропал.
Запись клиентов не останавливается без интернета
Администратор продолжает работать с сохранённым расписанием. Когда связь возвращается, CRM переносит изменения в основную базу.
Расписание остаётся доступным
После первого входа CRM сохраняет актуальное расписание на устройстве администратора.
Новые записи не теряются
Даже без интернета администратор может добавить предварительную запись. CRM сразу отметит, что её нужно синхронизировать.
Изменения отправляются автоматически
Как только интернет снова доступен, CRM сама отправляет все накопленные изменения.
Спорные записи видны отдельно
Если за время без связи выбранный час уже заняли, CRM покажет обе записи и предложит администратору выбрать нужную.
ИИ-ассистент будет работать на данных CRM
Он будет учитывать записи, загрузку специалистов, историю клиентов и остатки материалов, чтобы вовремя подсказать сотруднику следующий шаг.
Что будет дальше
Дальше завершаем основные задачи администратора и проверяем CRM на реальных данных. После приёмки добавим работу с обращениями и подключим ИИ-ассистента.
Упростить ежедневную работу
Довести экран «Сегодня» и навигацию, проверить основные действия на компьютере и телефоне.
Объединить работу с клиентами
Собрать согласия, рассылки, статусы доставки и входящие обращения в карточке клиента.
Настроить доступ и безопасность
Настроить личные доступы сотрудников, восстановление учётной записи и историю важных действий.
Провести пилот в салоне
Загрузить согласованные данные и вместе с командой салона пройти обычный рабочий день.
Подключить ИИ-ассистента
После приёмки CRM добавить подсказки по клиентам, расписанию, загрузке специалистов и материалам.
Развивать сервисы для клиентов
После успешного пилота перейти к приложению для клиентов, новым каналам связи и работе всей сети салонов.
Как поймём, что CRM готова
Вместе с командой салона пройдём основные задачи рабочего дня и проверим, что данные сохраняются правильно.
Клиент записывается с телефонаАдминистратор видит новую записьЗапись переносится без конфликтаВизит закрывается с оплатой и расходомИстория клиента остаётся полнойВладелец видит результат работы
Что запланировано после пилота
Эти возможности добавим после того, как основная CRM будет проверена и принята.
Отдельное приложение для бронирования на iOS и AndroidТелефония и голосовой ИИСвязь с MAX, Telegram и WhatsAppУправление сетью салонов из одного кабинетаНесколько складов и сложные закупкиРасчёт зарплат и полноценная бухгалтерияТарифы сервиса и подключение других компаний